Gebäudereinigung-Checkliste — welche Daten brauchen wir vor Ort?

Wer einen Reinigungsvertrag vergeben will, kann sich Wochen Verhandlung sparen, wenn ein paar Sachen vorab geklärt sind. Diese Checkliste hilft Ihnen, beim Vor-Ort-Termin alles parat zu haben — und beim Angebot-Vergleich saubere Apple-zu-Apple-Vergleiche zu machen.

Vor dem Vor-Ort-Termin

Quadratmeter-Übersicht

• Gesamtfläche der zu reinigenden Räume (m² Bürofläche)
• Sanitärflächen separat (m² Sanitärbereich)
• Verkehrsflächen (Flure, Treppenhäuser)
• Sonderflächen (Konferenzraum, Empfang, Küche/Teeküche)

Wenn Sie Pläne haben (Mietvertrag, Architektenpläne) — schicken Sie sie vorab. Wir kommen dann mit Berechnungs-Vorbereitung.

Materialien

• Bodenbeläge (Linoleum, PVC, Marmor, Granit, Teppich, Parkett)
• Wandbeschaffenheit (Tapete, Putz, Glas, Holzpaneel)
• Sanitärausstattung (Spülrandlos, kompakt, mit Trennwänden)
• Empfindliche Materialien (designte Möbel, Edelstahl, Naturstein)

Reinigungs-Frequenzen

• Wie oft soll wofür gereinigt werden? (z. B. Sanitär täglich, Boden 3× wöchentlich, Schreibtische wöchentlich)
• Gibt es Frequenz-Spitzen (Werkzeugreinigung Freitag, Großputz vor Wochenend-Veranstaltungen)?
• Wann darf gereinigt werden (vor 8 Uhr, nach 18 Uhr, am Wochenende)?

Vorgänger-Vertrag — wenn vorhanden

Wenn Sie einen alten Reinigungsvertrag haben, hilft uns die Detail-Übersicht enorm:

• Pauschalpreis und was darin enthalten ist — was war im Pauschalpreis, was wurde extra abgerechnet?
• Reinigungsplan des Vorgängers (was wurde gemacht, in welcher Häufigkeit)
• Reklamations-Historie — wo gab es Probleme, was hat der Vorgänger nicht gut gemacht?
• Personalkonzept — wer hat geputzt, wie oft hat das Personal gewechselt?
• Kündigungsgrund — warum wechseln Sie? (Preis zu hoch? Qualität zu schlecht? Insolvenz? Standortwechsel?)

Compliance-Anforderungen

Sie haben besondere Compliance-Anforderungen? Sagen Sie es vor dem Vor-Ort-Termin, nicht erst während der Vertragsverhandlung:

Hygiene-Anforderungen

• RKI-Standards (bei Praxen, Kitas, Pflegeeinrichtungen)
• HACCP (bei Gastronomie, Lebensmittel-Verarbeitung)
• DIN 77400 (bei Schulen und Kindereinrichtungen)
• IfSG §43 (Schulungspflicht für Personal in Lebensmittel-Bereich)

Datenschutz

• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO
• Schweigepflicht-Erklärung des Reinigungspersonals (bei §203 StGB-relevanten Räumen)
• Zugangsdokumentation

Versicherung

• Mindest-Versicherungssumme (Standard: 5 Mio, hoch: 5 Mio)
• Spezielle Klauseln für Schlüsselverlust
• Tätigkeitsschäden-Klausel

Personalqualität

• Tariflohn-Nachweis (BRTV Gebäudereinigung)
• Sprachniveau (Deutsch B1 vs. nur Anweisungen)
• Hintergrund-Checks bei sicherheitssensiblen Objekten

Audit-Anforderungen

• ISO 9001 (oder unabhängiges Audit)
• Quartalsberichte mit definiertem KPI-Set
• Zugang zu Reinigungsdokumentation

Sonderwünsche und Zusatzleistungen

Was über die reine Reinigung hinausgeht, klären Sie am besten vorab:

• Pflanzen gießen (im Büro oder Empfangsbereich)
• Pakete annehmen / abgeben
• Spülmaschine starten / leeren
• Kühlschrank reinigen, Verfallsdaten prüfen
• Briefkasten leeren bei Nachsendeauftrag
• Müllcontainer in den Hof stellen / zurückholen
• Schlüsselverteilung (Schließanlagen-Codes verwalten)
• Hausmeister-ähnliche Tätigkeiten (Glühbirnen wechseln)

Diese Aufgaben werden meist als Zusatz-Pauschale verrechnet (typisch 50-200 €/Monat extra). Wer sie nicht im Vertrag dokumentiert, hat später Streit.

Sicherheits- und Zugangsfragen

Schlüsselübergabe

• Wie viele Schlüssel wollen Sie übergeben? (Standard: 1 pro Reinigungskraft + 1 für Objektleiter)
• Schlüsselsafe oder Übergabe per Quittung?
• Schließanlage mit individuellem Code für Reinigungsdienstleister?
• Bei Schlüsselverlust: wer trägt die Kosten? (Bei uns: unsere Versicherung)

Alarm und Sicherheit

• Gibt es eine Alarmanlage? Wer hat den Code?
• Sicherheitsdienst zu kontaktieren bei Problemen?
• Kameras im Objekt — soll Reinigungspersonal informiert werden?
• Eingangsdokumentation (z. B. wer hat wann das Objekt betreten)?

Zugang

• Aufzug verfügbar? Aufzugscode oder Schlüssel?
• Tiefgaragen-Zugang nötig (für Reinigungsfahrzeug)?
• Parkplatz für Reinigungsfahrzeug auf dem Grundstück?
• Wasseranschluss und Strom für Reinigungsmaschinen verfügbar?

Bei sicherheitssensiblen Objekten

• Hintergrund-Check des Reinigungspersonals (polizeiliches Führungszeugnis)
• Erweiterte NDA (Schweigepflicht-Vereinbarung)
• Gewerblicher Datenschutz-Schulung des Personals

Was Sie vom Anbieter klar fordern sollten

Beim Vor-Ort-Termin und im Angebot:

Schriftlicher Reinigungsplan

Detaillierte Aufgabenliste pro Häufigkeit, mit verwendeten Mitteln und Zeitschätzung. Nicht „Standardreinigung Büro" — sondern „WC-Schalen reinigen und desinfizieren mit Tana Sani 70, Boden mit Tana Apesin GP, Schreibtische staubfrei wischen mit Mikrofaser-Tuch grün".

Personalstellung

Wer kommt? Wie viele Personen? Wer ist Vertretung bei Krankheit/Urlaub? Bleibt das Personal langfristig?

Versicherungsnachweis

Kopie der gültigen Betriebshaftpflichtversicherungspolice anfordern. Achten Sie auf Höhe der Deckungssumme und Datum der Gültigkeit.

Tariflohn-Bestätigung

Schriftliche Bestätigung, dass das Reinigungspersonal nach Bundesrahmentarifvertrag Gebäudereinigung bezahlt wird. Auf Wunsch anonymisierte Lohnabrechnungen.

Kündigungsbedingungen

Kündigungsfrist und -termine, ggf. Mindestlaufzeit. Standard sollte monatlich kündbar zum Monatsende sein.

Reklamationsverfahren

Schriftliche Zusage über Nachbesserung-Frist (24h ist Standard) und Eskalationspfad bei wiederholten Mängeln.

Drei häufige Vergabe-Fehler

1. Nur auf den Pauschalpreis schauen

Anbieter A: 1.200 €/Monat. Anbieter B: 1.450 €/Monat. Klingt teurer? Bei A werden Glasreinigung, Tiefenreinigung Sanitär und Bodengrundreinigung extra abgerechnet — Jahressumme 18.500 €. Bei B alles drin — Jahressumme 17.400 €. Apple-zu-Apple zählt.

2. Lange Vertragslaufzeiten unterschreiben

24-Monats-Vertrag mit 3 % Skonto klingt gut. Aber: Wenn nach 6 Monaten die Qualität abrutscht, sitzen Sie 18 Monate fest. Monatlich kündbar ist meistens besser.

3. Personal nicht nachfragen

„Wer kommt? Wie oft wechselt das Personal?" — viele Anbieter haben anonymen Pool, alle 3 Monate andere Person. Festes Personal wert mehr als 5-10 % Preisaufschlag.

Häufige Fragen